Quando uma empresa vai mudar o local de seu funcionamento, é natural que exista alguma bagunça, afinal, dependendo do tamanho da empresa, o número de funcionários que terão que ser realocados é bastante grande.
Já tratamos desse assunto aqui no blog, falando de como tudo pode ser organizado, por setor e a infraestrutura. Porém existem alguns equipamentos e documentos em que todo o cuidado é pouco para conservar os dados existentes.
Em primeiro lugar, quando uma empresa já existe há muito tempo, ou seja, é mais antiga, do tempo em que quase não existiam documentos em forma eletrônica, é normal que sejam acumulados muitos documentos. Às vezes o tanto de papel pode surpreender, passando até de mais de tonelada. Nesse caso, o ideal é conversar com o seu contador, para verificar quais são os documentos que podem vir a ser necessários no futuro. Após essa análise, os papéis que não tiverem mais utilidade podem ser enviados para a reciclagem. O planeta agradece!
Já os documentos que ainda tiverem utilidade, devem ser armazenados. Caso a empresa esteja se mudando para um escritório menor, existem empresas especializadas apenas na armazenagem destes documentos.
Porém, atualmente, muitas informações estão armazenadas virtualmente, ou seja, em computadores. Esta é outra coisa com a qual tem que se tomar o devido cuidado antes de fazer sua mudança comercial.
Apesar dos cuidados na hora do transporte da mudança, esses equipamentos são muito frágeis e pode ser que algum computador apresente algum tipo de dano. Por isso, o mais recomendado é que seja feito um backup de todas as informações armazenadas nestes dispositivos.
O ideal é que se faça mais de uma cópia dos arquivos de cada computador e que cada funcionário seja responsável pelo backup da sua estação de trabalho. Dessa forma, todos os arquivos importantes de cada setor não irão se misturar com outros setores.
Outra dica bastante útil para o transporte é desmontar e desconectar todos os cabos. Assim evita que, na hora de colocar e tirar as coisas do caminhão de mudança, alguém possa tropeçar ou se enrolar nos cabos. Também é interessante que as impressoras tenham seus cartuchos de tinta retirados, pois, assim, evita-se surpresas desagradáveis com possível vazamento e, conseqüentemente, que manche algum móvel ou documento.
Por fim, basta escolher uma empresa séria, especializada em mudanças comerciais. Nesse ponto é hora de contar com a seriedade e competência da Brazil Lines. Nossos colaboradores também estão preparados para prestar esse tipo de serviço, com toda eficiência, e contamos, inclusive, com caixas individuais para cada funcionário da empresa atendida.